Welcome Internationals @ AIT

AIT Onboarding Maßnahme für Bewerber:innen bzw. (zukünftige) Kolleg:innen nicht österreichischer Staatsbürgerschaft „Welcome Internationals @ AIT“: Diese Maßnahme basiert auf dem „Inform-Welcome-Guide-Modell“ (nach Klein/Heuser 2008). Der AIT-Prozess teilt sich in 3 Phasen: Angebotsphase, Vertragsvorbereitung, Start. Wir bieten administrativen, aber vor allem persönlichen Support ab dem ersten Bewerbungsgespräch, weiters zur Vorbereitung der administrativen Schritte am Weg nach Österreich bis hin zum persönlichen Welcome dann am AIT und laufende Begleitung bei (Berufs-)Alltagsfragen. Die Basis ist ein auf die jeweilige Phase abgestimmtes Informationspaket für die neuen Kolleg:innen und die Führungskräfte: Checklisten für die Vertragsvorbereitung oder etwa Übersetzungen von deutschsprachigen Behördenformularen. Das zentrale Team sowie ein elektronisches Postfach stehen bei Fragen der Führungskräfte im Zusammenhang mit einer möglichen Einstellung von Internationals zur Verfügung, prüft den aktuellen Fall, um danach die Aufgaben so zu verteilen, dass bestmöglicher Support, vor allem effizient, gewährleistet wird. Im „Kick-off Meeting“ (meist online) stellt sich das Betreuungsteam stellt neuen Kolleg:innen vor, klärt, wie wir unterstützen können. Sind die administrativen Schritte am Weg nach Österreich/ans AIT geklärt, wird anhand von Checklisten an genau diese Schritte nochmals erinnert. Angekommen am AIT gibt es natürlich einen Einführungsbuddy und dann innerhalb der ersten zwei Arbeitswochen einen persönlichen Termin: den „Internationals Coffee“. Es werden neue internationale Kolleg:innen eingeladen und gemeinsam die wichtigsten Schritte in Österreich besprochen, Tipps geteilt und untereinander findet ein Kennenlernen statt. Das AIT-Betriebsratsteam lädt die Kolleg:innen in den MS-Teams-Kanal „Internationals“ ein. Hier werden laufend Themen diskutiert, Events angekündigt und Information getauscht. Der AIT Welcome Day für Internationals in englischer Sprache ergänzt das Angebot.

Bereits der erste Kontakt noch während des Recruitingprozesses mit zukünftigen Kolleg:innen ist ausschlaggebend dafür, ob diese sich für das AIT als neuen Arbeitgeber entscheiden. Hier leistet „Welcome Internationals @ AIT“ mittlerweile einen wesentlichen Beitrag. Klares Ziel: Recruiting und Onboarding zu unterstützen, so dass die Integration nicht nur beruflich/fachlich, sondern auch sozial und wertorientiert gewährleistet ist (Elemente des Onboardings, Brenner 2020). Unser Angebot startet dem zu Folge bereits in der Recruitingphase und wird auch nach dem ersten Arbeitstag fortgesetzt. Wir starten mit Informationen von Beginn an und begleiten unsere internationalen Kolleg:innen bis zum Start am AIT und darüber hinaus. Der Fokus ist nicht nur auf dem administrativen Bereich, sondern auch bei Unterstützung der Integration der eventuell mitkommenden Familie und Lebenspartner:innen. Innovation und Einzigartigkeit dabei: Ein 3-Team an Kolleginnen zu haben, die sich zu Expertinnen etablierten und durch ihr persönliches Engagement und Einsatz so einen individuellen Mehrwert bringen und unseren Internationals die Sicherheit zu geben, von Beginn an bestens begleitet zu werden.

KPI „International Researcher“: seit 2017 wird diese Kennzahl erhoben und zeigt eine jährliche Erhöhung des Anteils von neuen, internationalen Mitarbeitenden.

Die Kandidat:innen fühlen sich bestens informiert und mit Wertschätzung behandelt. Die persönliche Betreuung, auch wenn „nur“ via Teams, sei hilfreich. Unsere Führungskräfte geben ebenso positives Feedback zur internen Beratung und der Begleitung möglicher neuer Mitarbeitenden. Vorbeugung von (Früh-)Fluktuation: Aktuell besteht in der Phase zwischen Zusage und 1. Arbeitstag die Gefahr, dass sich Kandidat:innen noch gegen das AIT entscheiden. Diese Zeit wurde am AIT durch unsere Onboarding-App (inklusive Expat-Spezialteil) überbrückt. Die persönliche Betreuung ist eine wertvolle Ergänzung. Verbesserte Mitarbeitendenbindung: Das positivere Onboardingerlebnis leistet einen Beitrag zu Mitarbeitendenbindung und -engagement. Förderung der Unternehmenskultur: Durch die Aktivitäten „Welcome Internationals @ AIT“, Welcome-App mit Expat-Infos, Internationals Coffee, Welcome Day für Internationals, Internationals-Teams Kanal & Events sind gelungene Touchpoints, um die AIT-Unternehmenswerte erlebbar zu machen. Schnellere Integration: Welcome Internationals @ AIT leistet einen Beitrag dafür, dass sich neue Mitarbeitende schneller in ihre neue Rolle einarbeiten können. Learnings: Der Prozess wird laufend verfeinert, Wissen aufgebaut, Unterlagen mit Tipps ergänzt. Manche Internationals können gut mit einem Umzug und den neuen Gegebenheiten umgehen und benötigen wenig Unterstützung. Andere benötigen wiederum mehr Hilfestellung, gerade, wenn es die erste Anstellung in einem neuen Land ist. Der Faktor mitkommende/r Lebenspartner:in stellt sich auch als wesentlich heraus. Diese Perspektive mit einzubeziehen ist ebenso wichtig (hier kooperiert das AIT mit dem Dual Career Service des WWTF GmbH - Dual Career Service Support ). So Kinder mitkommen, gilt es Kindergärten oder Schulen zu organisieren – hier ist Kontakt zu den jeweiligen Leitungen wichtig.

Welcome Days for Internationals: Seitens AIT wird für alle neue Kolleg:innen 6 x jährlich der Welcome Day abwechselnd in Englisch und Deutsch organisiert. Somit können alle neuen Kolleg:innen, daran teilnehmen. Zusätzlich wird für Student:innen 3 x jährlich ein eigenes Format des Welcome Days (auf Englisch) angeboten. Auch hier wird die Begrüßung von der Geschäftsführung übernommen. Die Geschäftsführung legt großen Wert darauf, jeden Welcome Day mit der Begrüßung zu beginnen. Diese beinhaltet einen Überblick über das Unternehmen, seine Geschichte, Mission, Vision und Werte. Selbstverständlich gibt die Geschäftsführung den neuen Kolleg:innen zusätzlich die Gelegenheit, Fragen zu stellen und sich weiter zu informieren. Die neuen Kolleg:innen erhalten einen Einblick in den Themen: Karrierewege am AIT, Datenschutz und Informationssicherheit, Wirtschaftliche Aspekte and Compliance, AIT in der Öffentlichkeit, Qualitätsmanagement und Angebote des Betriebsrats. Wir möchten sicherstellen, dass die neuen Kolleg:innen ein umfassendes Verständnis für unser Unternehmen entwickeln."